SAP heeft in mei 2019 DAAP geïntroduceerd. In 5 stappen meer grip op indirect gebruik bij uw SAP contracten.
Stap 1: Begrijp het nieuwe licentiemodel voor indirect gebruik
SAP heeft DAAP (Digital Access Adoption Program) toegelicht in een presentatie die je kunt vinden via de volgende link: https://news.sap.com/wp-content/blogs.dir/1/files/DA_Offer_External-Master_Final.pdf. Hierin legt SAP uit dat er sinds 2018 een aanvullend licentie model is voor indirect gebruik (door SAP Digital Access genoemd). In het kort komt het erop neer dat een licentie per gebruiker (voor indirect gebruik) wordt vervangen voor een licentie per document(regel). Natuurlijk heeft SAP diverse aanvullende regels opgesteld waar je rekening mee dient te houden. Met behulp van DAAP kun je met zeer hoge kortingen (rond de 90%) het indirect gebruik issue oplossen.
Stap 2: Analyseer je totale IT-applicatielandschap met integraties en informatiestromen met SAP ERP of s/HANA
Krijg inzicht in het huidige IT-applicatielandschap waarmee de SAP omgevingen verbonden zijn. Analyseer de interfaces en de verschillende informatiestromen die heen en weer gaan tussen de SAP-systemen, -applicaties en andere software. Wanneer je inzicht hebt in je totale IT-landschap, kun je nagaan of je wordt geraakt door de nieuwe regels voor indirect gebruik van SAP.
Stap 3: Gebruik een tool (van SAP) om het aantal gecreëerde documenten te bepalen
Probeer vast te stellen welk aantal documenten momenteel wordt gebruikt volgens de nieuwe Digital Access regels. Dit doe je door gebruik te maken van de speciale tools (OSS note 2644139 voor ECC, note 2644172 voor S/HANA of de SAP One Support Launchpad optie) die SAP hiervoor beschikbaar heeft gesteld. De laatste optie biedt de meest nauwkeurige bepaling van het aantal te verwachten aantal documenten/licenties terwijl de eerste 2 slechts een (te hoge) indicatie geven. Deze tools zijn te downloaden op de SAP Support Portal. Daarnaast dien je een inschatting te maken van de verwachte volume ontwikkeling voor de komende paar jaar.
Stap 4: Bepaal welk scenario het beste bij jouw organisatie past
Op basis van de uitkomsten van stap 1 t/m 3 kun je kiezen welk scenario het beste past om als vervolgstap uit te werken:
- Niets doen, immers je bent al compliant
- Licentie inruil i.c.m. DAAP optie A (minimaal 115% contracteren) of optie B (minimaal 100% contracteren)
- Contract conversie van ERP naar s/HANA
Stap 5: Bereid je voor op een gesprek met je SAP-accountmanager
Wanneer je bovenstaande stappen hebt doorlopen, ben je klaar om in gesprek te gaan met een SAP-accountmanager om het indirect gebruik te regelen. Presenteer de eigen analyse van het mogelijke indirect gebruik. Laat dit vervolgens valideren door de SAP accountmanager. Zijn er andere onderwerpen zoals nieuwe modules, licentie tekorten na de jaarlijkse review/audit, dan kun je alle onderwerpen in samenhang bespreken met SAP. Zorg ervoor dat gemaakte afspraken altijd schriftelijk worden vastgelegd.
Heb je na het lezen van deze post en de DAAP presentatie nog steeds vragen? Neem dan contact (06-33005544) met mij op. Of click op de volgende link voor de antwoorden op de meest gestelde vragen over DAAP en indirect gebruik: https://www.erp-sc.nl/diensten/#qena
Rense Feenstra, ERP Software Consultancy
